Adolfsen-sukuseura ry:n säännöt
I. SUKUSEURAN NIMI, KOTIPAIKKA JA TARKOITUS
1. Yhdistyksen nimi on Adolfsen-sukuseura, kotipaikka Kotkan kaupunki ja toimialue
koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.
2. Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun
perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.
3. Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään:
– järjestämällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkeilyjä ja muita seuran toimintaan liittyviä samantapaisia tilaisuuksia,
– keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta,
– selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon,
– harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa, sekä
– pitämällä jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä.
II. SEURAN JÄSENET
4. Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt
henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton tai avoliiton
kautta on siihen liittynyt.
5. Sukuseuraan pyrkivän on ilmoittauduttava seuran hallitukselle, joka päättää jäseneksi
ottamisesta. Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta on ilmoitettava siitä kirjallisesti
seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta seuran
kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Hallitus voi erottaa jäsenen sukuseurasta, jos jäsen on jättänyt erääntyneen
jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin
hän on sukuseuraan liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään sukuseurassa tai sen
ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut sukuseuraa tai ei enää täytä laissa taikka
sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
6. Sukuseuran varsinaisen jäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen vahvistama
jäsenmaksu. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean
iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikkenemisen
perusteella.
7. Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun
kymmenkertaisena.
8. Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
9. Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua seuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
10. Sukuseuran jäsenistä tulee hallituksen pitää luetteloa.
III. SEURAN HALLITUS
11. Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa.
Hallitukseen kuuluu 9 kuudeksi vuodeksi kerrallaan valittua jäsentä ja 9 yhtä pitkäksi
ajaksi valittua varajäsentä. Jäsenten ja varajäsenten toimikausi on 6 vuotta. Sekä
jäsenistä että varajäsenistä on erovuorossa varsinaisessa sukukokouksessa 4 tai 5.
Ensimmäisen kerran erovuorossa olevat määrätään arvalla. Erovuorossa oleva jäsen ja
varajäsen voidaan valita uudelleen.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä
keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset
toimihenkilöt. Hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan myös sukuseuran esimieheksi
ja varapuheenjohtajaa myös seuran varaesimieheksi. Hallitusta voidaan kutsua myös
sukuneuvostoksi.
Hallitus on päätösvaltainen kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä vähintään
neljä muuta jäsentä tai varajäsentä on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella
äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
12. Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen
valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.
13. Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran esimies ja varaesimies yhdessä tahi
jompikumpi heistä yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa taikka sihteeri
ja rahastonhoitaja yhdessä.
14. Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua tai
lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää
keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia
kiinteistöjä.
IV. SEURAN TILIT
15. Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Ne on annettava tilintarkastajille
tarkastettavaksi viimeistään seuraavan helmikuun kuluessa.
Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava
hallitukselle viimeistään seuraavan maaliskuun aikana.
V. SEURAN KOKOUKSET
16. Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä
paikassa ja määräämänä aikana kolmen vuoden välein huhti-syyskuun kuluessa.
Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin
kutsulla, joka on julkaistu sanomalehdissä tai annettu tiedoksi kirjeellä
Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan seuran jäsenet hallituksen toimesta
sanomalehti-ilmoituksella tai kirjeellä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.
17. Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkastajaa.
Kokouksessa todetaan sen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:
1) hyväksytään edellisten vuosien toimintakertomukset,
2) hyväksytään edellisten vuosien tilit ja päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja
vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille,
3) vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen kolmivuotiskauden toiminta suunnitelma
ja talousarvio,
4) valitaan hallituksen jäsenet ja varajäsenet erovuoroisten tilalle,
5) valitaan kaksi varsinaista ja kaksi varatilintarkastajaa tarkastamaan alkaneen
kolmivuotiskauden kalenterivuosien tilejä ja seuran hallintoa,
6) päätetään alkaneen kolmivuotiskauden kalenterivuosina kannettavan jäsenmaksun
suuruus, sekä
7) päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.
18. Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä, joka
on suorittanut edellisen vuoden jäsenmaksunsa ja ainaisjäsenellä ja kunniajäsenellä,
yhtäläinen äänioikeus.
Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu,
ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet menevät tasan, voittaa
se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on äänestänyt. Äänten ollessa
vaaleissa tasan määrätään tulos arvalla.
VI. SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SEURAN PURKAMINEN
19. Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain, jos
siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu.
Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on sukuseuran kokouksessa
kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä.
Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten
enemmistö kahdessa peräkkäisessä sukuseuran kokouksessa, jotka pidetään vähintään
kahden kuukauden väliajoin.
20. Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukukokouksessa on päätettävä seuran
omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edellyttävällä tavalla. Sukuseuran
arkisto luovutetaan Kansallisarkistolle tai Mikkelin maakunta-arkistolle.